Tips out of office bericht
Bekijk ook de voorbeelden verderop die op deze tips zijn gebaseerd!
1. Geef aan waarom en tot wanneer je weg bent én vanaf wanneer je start met antwoorden
Waarom hoeft niet letterlijk, je bent niemand verantwoording schuldig natuurlijk! Maar soms is een verdiende vakantie iets wat je jouw klanten best mag melden én wat ze je hopelijk gunnen.
Tot wanneer je out of office bent en (vanaf) wanneer je start met antwoorden zijn 2 verschillende dingen. Goed voorbeeld is als je terugkomt van je huwelijksreis van 4 weken, dan antwoord je waarschijnlijk niet alle berichten in één dag.
Je kweekt hiermee begrip wanneer je niet de eerst dag(en) antwoord. Ook haalt het voor jezelf de stress weg van weer beginnen met werken omdat je niet alle e-mail in één dag moet beantwoorden.
Daarnaast weet je klant wanneer hij/zij je kan contacten wanneer je terug bent. Bijvoorbeeld voor het antwoord op die ene (niet doorgestuurde) e-mail die ondertussen wat meer spoed heeft gekregen.
2. Wordt de e-mail automatisch doorgestuurd? Geef dit ook aan!
Wordt de e-mail automatisch doorgestuurd* of moet de ontvanger zelf de e-mail naar een opgegeven adres doorsturen?
Dit laatste heeft onze voorkeur en zorgt er namelijk voor dat de afzender bepaalt hoe belangrijk het is doordat hij/zij de e-mail doorstuurt.
Je zult zien dat veel e-mails wel even kunnen wachten en dat scheelt weer workload voor je collega's die jouw taken overnemen en het toch al wat drukker hebben.
* = Je hebt de optie in Roundcube webmail (lees hier hoe je dit instelt) om de e-mail of een kopie ervan automatisch door te sturen, bijv. naar een collega.
3. Bied je nog steeds jouw diensten of heb je alternatieven?
Geef mensen een alternatief, voeg een e-mailadres of telefoonnummer toe (bijv. van een collega een conculega 😉) dat wel bereikbaar is en diensten aanbiedt in de tijd dat je er niet bent.
4. Personaliseer je out of office bericht
U of je/jij? Dat bepaal je zelf natuurlijk, vaak op basis van hoe je jouw bestaande klanten aanspreekt.
Ik/wij? Dat ligt aan het type mailbox waarop je de autoresponder instelt; voor info@, support@ en andere algemene mailadressen adviseren we WIJ, anders spreek je in de IK-vorm op een actieve manier:
"Wegens vakantie ben ik niet beschikbaar"
"Vanaf dinsdag 23 augustus sta ik weer graag voor je klaar!"
Maar krijg je nu bijv. veel e-mail van mensen die geen klant van je zijn dan kun je toch U overwegen.
Beste relatie, Hoi daar, Hallo, Beste, etc. kies de aanhef die bij jou en je kanten past. EN vergeet niet dat ook niet-klanten je kunnen mailen 😉.
5. Commercialiseer je out of office bericht
Heb je lopende acties of aanbiedingen? Je hebt toch al de aandacht met je bericht dus gebruik die aandacht!
6. Vergeet het onderwerp niet!
Houd het onderwerp simpel, kort en bondig.
Zo ziet de afzender direct dat je out of office bent en leest de aanvullende informatie uit je bericht zodat er geen onzekerheid of frustratie ontstaat.
7. Start je bericht voordat je er niet meer bent en stop nog niet terwijl je toch al terug bent 😁
Start afhankelijk van hoelang je wegblijft 1 tot enkele dagen eerder met je bericht. Misschien denk je dan dat klanten je juist allemaal nog moeten hebben maar iedereen herkent jouw situatie en je zult zien dat het juist rust geeft.
Of pas je e-mailhandtekening van te voren aan zodat je klanten alvast weten van je op handen zijnde afwezigheid, maar zorg ook dan voor antwoorden en een goed gevoel bij je klanten met bovenstaande tips.
Goede voorbeelden out of office tekst + onderwerp
Voorbeeld: out of office vakantie
Onderwerp:
Out of office: afwezig t/m maandag 22 augustus
Tekst:
Beste relatie,
Wegens vakantie ben ik niet beschikbaar en deze e-mail wordt niet automatisch doorgestuurd. Mijn collega's helpen je graag verder via [email protected], 040 - 780 3484 of onze chat op https://mijn.graaggoedonline.nl (wanneer je bent ingelogd).
Vanaf dinsdag 23 augustus sta ik weer graag voor je klaar! Vanaf dan wordt je e-mail beantwoord.
Met vriendelijke groet,
Jacques Stoop
Ps 1. ga jij ook binnenkort op vakantie, dan wens ik je alvast een hele fijne vakantie!
Ps 2. Wil je ook een out of office bericht bericht instellen dan raadpleeg ons support centrum:
Voorbeeld: out of office feestdagen
Goed om te weten: dit voorbeeld is in de wij-vorm voor een algemene mailbox zoals info@ en kun je eenvoudig herschrijven naar de ik-vorm.
Onderwerp:
Out of office: afwezig t/m 5 januari
Tekst:
Hi daar,
Wij zijn van 25 december t/m 5 januari gesloten en alleen telefonisch bereikbaar voor spoedgevallen* op 040 - 780 3484 (toets direct 1).
* = Werkt je e-mail niet, probeer dan eerst https://webmail.graaggoedonline.nl als tijdelijke oplossing zodat je toch direct bij je e-mail kunt. Kijk op https://support.graaggoedonline.nl voor antwoorden op al je vragen vaak inclusief handige video.
Op maandag 8 januari staan we weer graag voor je klaar! Vanaf dan wordt je e-mail beantwoord.
.~"~._.~"~._.~"~._.~"~.__.~
= BEKIJK ONZE VIDEO: =
.~"~._.~"~._.~"~._.~"~.__.~
Wij zijn de afgelopen tijd druk bezig geweest om je alvast in een feestelijke stemming te brengen.
Als klap op de vuurpijl hebben we onderstaande video gemaakt die zelfs de grootste Grinch een glimlach op het gezicht tovert!
Klik op een van onderstaande links, zet je geluid aan en bekijk kerst op de GraagGoedOnline-manier...
* Bekijk op Facebook: https://www.facebook.com/watch/?v=913565233026561
* Bekijk op LinkedIn: https://www.linkedin.com/posts/graaggoedonline-nl_kerstgroet-kerst-kerstwens-activity-7143173689444876288-oaII
* Bekijk op Instagram: https://www.instagram.com/reel/C1EgUtAr_-r
* Bekijk op YouTube: https://www.youtube.com/watch?v=OY49lxRcVTU
.~"~._.~"~._.~"~._.~"~.__.~
.~"~._.~"~._.~"~._.~"~.__.~
*
/|\
/*|O\
/*/|\*\
/X/O|*\X\
/*/X/|\X\*\
/O/*/X|*\O\X\
/*/O/X/|\X\O\*\
/X/O/*/X|O\X\*\O\
/O/X/*/O/|\X\*\O\X\
|X|
|X|
Met feestelijke groet,
Robèr, Jacques en het GraagGoedOnline.nl team
Ps. Wil je ook een out of office bericht bericht instellen dan raadpleeg ons support centrum:
Meer webmail (Roundcube) artikelen
Dit artikel maakt deel uit van een reeks over (Roundcube) webmail waarmee je op ieder apparaat moeiteloos e-mail ontvangt en verzend.
Vindwoorden: Out of office voorbeeld vakantie, Afwezigheidsbericht voorbeeld, Leuke tekst afwezigheidsassistent