Bepaal het doel van de nieuwsbrief.
Het is erg belangrijk om van te voren te weten wat het doel is van de nieuwsbrief. Wil je de lezer informeren, instrueren of overtuigen? Hierop stem je de hele nieuwsbrief af.

Bepaal de doelgroep.
Nadat je het doel hebt bepaald moet je gaan kijken voor wie je de nieuwsbrief schrijft. Hierbij kan je kijken naar de leeftijd en het geslacht maar je kunt de doelgroep ook opdelen in klanten, medewerkers of leveranciers. Je moet ook je taalgebruik aanpassen naar je doelgroep. Wanneer je bijvoorbeeld voor klanten schrijft moet je geen moeilijke vaktermen gaan gebruiken.

Bepaal waar de nieuwsbrief over gaat.
Het is erg belangrijk om een interessant onderwerp in je nieuwsbrief op te nemen. Een nieuw product of een uitverkoop actie zijn voorbeelden van goede onderwerpen. Zoiets als bijvoorbeeld aangepaste openingstijden is meer iets voor een sociale media post en dus niet iets om een hele nieuwsbrief aan te besteden.

Geef de nieuwsbrief een duidelijk onderwerp.
Het onderwerp van de mail mag niet te lang zijn, omdat deze na ongeveer 40 tekens wordt afgebroken waardoor het niet meer duidelijk kan zijn waar de nieuwsbrief over gaat. Houdt het onderwerp dus zo kort en duidelijk mogelijk. Het onderwerp kan ook gebruikt worden om de lezer nieuwsgierig te maken door bijvoorbeeld een korte vraag te stellen.

Schrijf een interessante inleiding.
De inleiding moet de lezer aansporen om verder te lezen. Dit kan bijvoorbeeld gedaan worden door een actueel voorbeeld te noemen, een leuke anekdote te vertellen of een interessant aanbod aan te bieden.

Schrijf de boodschap die je over wil brengen.
​Nu vertel je wat je wilt delen met je klanten. Zorg ervoor dat dit duidelijk leesbaar is. Gebruik dus korte zinnen en begin regelmatig een nieuwe alinea. Maak ook gebruikt van tussenkopjes waarin je aangeeft waar het stukje tekst over gaat. De tekst moet ook goed aansluiten bij het doel wat je bij stap 1 hebt bepaald. 

Schrijf een leuke afsluiter.
In het slot kan je nogmaals herhalen wat de lezer kan bereiken door de actie in de nieuwsbrief uit te voeren. Je kunt hier ook aangeven wat er in de volgende nieuwsbrief behandelt gaat worden en je kunt aangeven dat de nieuwsbrief gedeeld mag worden met vrienden en kennissen van de lezer. Zo vergroot je het bereik van de nieuwsbrief.

Zorg voor een optie om je uit te schrijven voor de nieuwsbrief.
Sommige klanten zitten niet te wachten op nog meer mailtjes en deze ontvangen je nieuwsbrief dus liever niet. Geef deze klanten dan ook de optie om zich uit te schrijven om ontevreden klanten te voorkomen,

Controleer de nieuwsbrief.
Lees de nieuwsbrief een keer kritisch door en check op spelfouten en raar lopende zinnen. Je kunt ook nog vragen of een collega er een keer naar wil kijken.

Verstuur de nieuwsbrief.
Hoe je dit doet lees je in het artikel....

Verzamel feedback van je lezers en pas je nieuwsbrief hierop aan.
​Via de verschillende nieuwsbrief programma's krijg je verschillende statistieken te zien, bijvoorbeeld hoeveel mensen er op je nieuwsbrief hebben geklikt. Je kunt je lezers ook persoonlijk vragen wat ze van je nieuwsbrief vinden en deze feedback gebruiken.